设计理想的董事会会议——你的董事会会议

这是我的第三个帖子设计理想的董事会“系列”。.

我在之前的文章中没有提到这一点,但是当我开始写这个关于如何组合一个好的板包的章节时,我就想到了这一点。公司往往偏向于希望在每个季度结束后几周召开董事会。理由是,这允许董事会审查季度业绩。对于私人公司来说,我认为这是一个错误。首先,因为这是整个行业普遍存在的偏见,所以当其他人都处于困境时,你就在为董事会成员的时间而奋斗。这些会议不仅很难安排,而且你要求董事会成员关注你的业务,同时他们被要求关注其他业务分散了注意力。我也认为这是一个坏主意,因为它规定了你的董事会应该专注于报告的基调。它不应该,我将在下面概述。报告很重要,但经常用于创业板,而不是很好地利用你在一起的时间。现在——关于手边的话题,把你的包裹打包在一起。.

因此,你一直在定期与董事会沟通,并且你已经提前发送并收到了关于董事会议程的反馈(两者都在我上一篇文章中广泛讨论,设计理想的董事会会议)如何构建一套信息丰富、洞察力强的董事会材料,并为富有成效的会议搭建舞台?这里有一些想法:

告诉我你的想法.所有好的董事会计划都以CEO的某种信件开始,信中给出了有关业务的背景以及他希望在会议期间所涵盖的内容。这可以在材料所附的电子邮件中,或者更好是作为伴随其他板材而来的独立信件。这是你的机会告诉你的董事会感觉你的生意如何。你想为他们突出什么?什么东西不是显而易见的,但你想确定的是不会错过的?你有没有挣扎过,你会向董事会寻求帮助?你为什么选择在董事会会议上深入讨论的话题?当我从一家公司收到板材时,这总是我读的第一件事,对我来说,这是任何好的板材包装中最重要的部分。旁白:一些公司有几位高级职员给董事会写了类似的注释。我通常觉得这很有帮助,但关键是要引导他们远离报告(这会导致不一致,并且通常与您的其他董事会材料是多余的)和对他们业务领域所见所闻的分析和解释。.

报告,但报告 一贯地.你的董事会材料的第一部分的目标是报告你的业务。这将因业务不同而有所不同,但一般要点是突出整个业务的KPI,然后从公司的每个部门或功能区域得到一个简要的KPI/报告。这里的关键是一致性。在以后的帖子中,我将分享一些我认为最有帮助的报告的例子,但是这个想法是开发一个董事会包的大纲,可以在会议之后更新它。令人惊讶的是,很少有公司真正做到这一点,而是从头开始为每个会议。这不仅对你和你的团队来说没有时间效率,而且对你的董事会成员来说也很难——报告缺乏一致性使得很难将董事会会议与董事会会议进行比较,并且很难找到会议之后你要找的信息。同样要记住,子弹式报告是一种令人难以置信的糟糕的方式来传达定量信息。你的KPI应该包括你业务的关键财务和运营指标(以及健康),部门级报告应该包括功能级KPI,然后是一些概述会议讨论的关键领域的要点。.

这不是你的电子团队会议。我曾经在一个董事会上,一贯发出160 +页“板甲板。“我把董事会的牌子放在引号里,因为它们实际上不是——它们本质上是伪装成董事会的执行团队会议。接下来的董事会会议很长,很无聊,主要由董事会倾听执行团队的讨论和业务细节组成(值得称赞的是,在我要求他们考虑不同的会议形式后,他们改变了这个方式)。俗话说:“我必须道歉。”如果我有更多的时间,我会写一张较短的便条。“长板甲板看起来像是透明的,但从我的角度看,这只是懒惰。花时间去提炼你的业务的关键方面,这样你的董事会可以有效但有效地理解业务。你的董事会不经营你的公司——他们提供监督和指导。帮助他们用你提供的材料。我不会给你一个页面的最大值,但如果你的报告部分超过亚博,你可能太长了(参见下面的“深潜”主题,我在这里没有提到)。.

以共享格式发布??我有一些板块,它们以某种共享格式发布板块材料,供大家一起阅读和评论(通常是Google文档,但有时是其他共享格式)。这个想法是,材料被提前发送,问题被询问和回答,并且董事会出席董事会会议已经完成了董事会会议的大部分报告部分。这对于一些董事会来说是有效的,但我有着复杂的感情。对于初学者来说,没有上下文的报告可能具有挑战性(或误导性),而且在很大程度上,董事会会议的实质应该是帮助提供上下文(在下一篇文章中有更多关于这方面的内容)。它还有领导CEO们开始董事会会议的倾向:“有没有人在共享文档中没有问到其他问题?”“我们将讨论,这不是一个伟大的方式开始会议,并参与你的董事会。作为一个实际问题,我经常在飞机上阅读董事会材料,在那里我并不总是有联系(我并不孤单——你们的许多董事会成员会这样做;这只是忙碌的人有大量的不间断时间的地方。这种甲酸盐不适合脱机使用。.

深的 潜水.我们将在本系列的下一篇文章中更具体地讨论董事会的时间分配,但是为了规划你的董事会材料,你应该假设大多数董事会会议至少有一半(通常说来比这多一点)应该在行政或报告以外的议题上进行讨论。所以选择一个或两个区域来更深入地研究董事会。有时这是FYI,但通常这些是反馈的领域,当然是更深层次的讨论。这些可以是事件驱动的,例如讨论并购机会或即将到来的融资。或者可以是公司特定的主题,比如正在开发的新产品演示,或者深入营销或销售。这是一个机会,以确保董事会是在您的业务领域的速度,您需要反馈或只是给他们更好的环境亚博,你如何思考亚博,市场机会或远期产品管道。我发现这比那些要么在会议中报告太多,要么在业务的每个功能领域进行浅入的(要避免的)公司更有帮助!或者陷入对公司未来不重要的事情中。在这里深思熟虑——你希望你的董事会在哪些方面更聪明?你需要什么建议或帮助?记住这是一个合作的努力。你提早提出议程、发表评论的部分原因是为了确保每个人都在同一个页面上。你的董事会可以并且应该提供关于这一点的反馈,当你发送建议议程。.

准时制不适用于董事会材料。.这是显而易见的,但对于许多公司来说似乎也是一个真正的挑战——你需要在董事会会议之前很早地交付董事会材料。对于大多数私营公司来说,这是提前4天的交易。这绝对要提前48个小时以上(许多董事会成员和大多数风投,最终会在一个地点几天内把几次董事会会议集中在一起——如果你在人们登机前没有把材料拿出来,来看望他们,你不应该期望他们会有广告材料)。人们用聊天的方式提前一周把材料拿出来,但这对我来说是多余的。随着公司的成熟,董事会的包装往往会变长——只有更多的报告。你的时间应该反映你试图传达给董事会的信息的深度和数量。.

假设每个人都读过资料.如果你提前寄出你的董事会材料,你应该假设(事实上,你应该明确同意作为一个董事会)每个人都会来准备,并阅读和花时间与材料。这应该是显而易见的,除非这显然不是因为令人惊讶的是人们经常飞越半个国家去开会,却懒得看董事会的套餐。我曾经参加过一次董事会会议,很明显有几位董事会成员没有看过会议内容,所以我们实际上停止了会议,休息30分钟,这样他们就可以了。不准备是对公司和董事会成员的不敬。不要无礼。.

辅助材料。.我指的是“板材”以及“板包”,因为你们应该发送的不仅仅是一个板材/文件。我们已经和你的CEO谈过了。但你也应该包括最近一个月的财务状况。这些是你每个月要发给董事会的财务报表,但在这里包括它们,所以每个人在一封邮件中都有。还包括你的上限表,你要求董事会批准的任何董事会会议记录,以及选择权赠款和任何其他董事会业务,你要求董事会在会议上考虑。我更喜欢像上限表,财务和期权赠款等东西作为单独的附件交付,而不是在一个更大的董事会甲板的主体。这样一来,以后更容易找到和利用它们,而且在某种程度上,一些投资者正在与他们的合伙人分享你的董事会材料,这使他们更容易去掉那些不需要阻塞他们合伙人电子邮件的世俗的东西。.

下一步是如何运行会议本身。我们将讨论你应该计划多长时间开会,明确讨论话题的重要性。决策主题,谁来自你的ExC团队应该参加,等等。.