设计理想的董事会会议 - 会前

所有良好的董事会会议都在会议开始之前就开始了,所以让我们从那里开始吧这个系列在船上开会

Timing – how frequently should you meet? Most boards plan meetings a year at a time考虑到繁忙的日程安排,这是有道理的,但是会导致董事会何时以及何时应该会面As a good rule of thumb, most startup boards meet quarterly (in fact, most boards of any kind meet 亚博 正规吗 this frequently)这种节奏感觉适合于将董事会级别的材料和董事会执行适当的治理水平所涉及的工作水平曾经有一段时间,风险投资委员会通常会每月召开一次全体董事会会议,但这个频率 - 至少在我们的经验中 - 是太多了对公司和管理层来说过于沉重,而不是非常有效或高效地利用每个人的时间它还强化了我在我的介绍帖中提到董事会是一个运营机构的想法,现在肯定是这样。

在会议之间进行沟通. Your board meeting shouldn’t be the only way you’re communicating with your board, of course这种情况因公司而异,但你肯定会发送每月财务报告(有一些讨论/概述的想法)我们合作的许多首席执行官也会发送半定期更新 - 通常采用电子邮件格式 - 以便让董事会了解业务运营情况我与之合作的一些公司也为我提供了访问其管理信息中心(驱动业务的KPI)的权限,或者将我包含在每日或每周自动KPI电子邮件中,该电子邮件将发送给高级团队其他人认为数据太多而不愿意I had one company (since sold) that put me on their automated “won sales” email distribution list so I received an email every time a deal moved into the close/won category (although tbh, this got to be a bit much over time)您在业务的日常运营中所占的份额取决于您We’ll talk later 亚博 正规吗 overall transparency and 亚博 正规吗 not “managing” your board but the general idea between meetings is to generally keep your board apprised of the key things that are going on at the business so they’re better prepared to absorb the more detailed information you share with them for board meetings.

值得注意的是,某些级别的直接沟通也有帮助这种沟通的节奏各不相同,但您应该定期与您的董事会保持联系,以便他们感觉与您有联系并与您的业务联系一些首席执行官这样安排(每周与他们的主要投资者打电话或与他们的董事会成员一起享用普通早餐或午餐),但不一定要那么严格如果您需要董事会在会议之间的时间,请求它我们有许多公司在其季度董事会会议之间安排定期1小时的运营更新(不是全体董事会会议,也没有正式的董事会治理业务)But always when something comes up that the board should discuss together as a group, don’t be shy 亚博 正规吗 asking for everyone to get together on a call or video.

设置和沟通董事会议程. Plenty has been written 亚博 正规吗 getting board materials out early and I’ll add my voice to that later in this series, but what’s often missed in these discussions is提前设定董事会议程的重要性并在董事会会议之前和在发送材料之前传达该议程这应该在董事会会议开始前10天到2周完成Lay out the agenda and be specific 亚博 正规吗 what topic(s) you’d like to go deeper on with the board询问他们是否有任何他们想要添加到议程中的内容,或者是否有他们希望确定的特定主题Much of the agenda remains the same from meeting to meeting but the meat of your board meeting should vary from meeting to meeting(my next post will include a lof of additional information on the creation of your board materials)事先进行此设置并确保您的电路板已经对齐,并对所讨论的关键主题进行输入非常重要并且应该在会议开始之前发生。

打电话还是不打电话一些CEO喜欢在每次董事会会议之前致电每位董事会成员我讨厌这个对于初学者来说,它可能会感到有点被迫和不诚实但我真的不喜欢它,因为它最终会在董事会会议之前演变成一个小型董事会会议我认为首席执行官喜欢这样做,因为他们遵循“董事会会议中不应该有任何意外”的建议(见下文),但如果你经常与董事会沟通,这应该不是问题而且,重要的是,通过在董事会会议之前举行一次小型董事会会议,您也失去了最让每个人聚集在一起的最有力的好处之一 - 作为一个团体一起交谈获得一次性建议作为首席执行官,这对你来说也是非常低效的如果您经常与您的董事会沟通,则每次会议之前不需要与所有人进行1:1通话。

没有惊喜The benefit of clear, regular communication and setting the agenda publicly and early is that board members shouldn’t be surprised 亚博 正规吗 what’s going on at your business in the board meeting在董事会环境中不提供全新的新闻是陈词滥调,但在这种情况下,陈词滥调存在是有原因的在会议中让董事会感到惊讶并不是从董事会获得好建议的有效方法当然,偶尔会出现一些问题,要求公司律师出席会议(以保留特权),不能在议程中明确说明或不适合详细的会前讨论或传播这些需求项需要区别对待,您可能只能传达需要在会议中讨论的项目的存在但作为一般规则,避免意外。

Coming up we’ll stay in the time period before board meetings and talk 亚博 正规吗 the preparation and dissemination of board materials.